塾・スクール運営に必要な管理システム・アプリとは
生徒が塾・スクールに通う目的は何でしょうか？
例えば、勉強の習慣を身につけたい・成績を上げたい・もっと上手くなりたい
などが目的として挙げられるのではないでしょうか？
ですので、勉強を教える、技術を教える、ことが一番大事であり、
そこに注力することは当たり前です。
しかし、それだけでは塾・スクールの運営はできません。
実は、塾・スクール運営の業務は多岐にわたります。
生徒管理
一般的に生徒情報の管理を指します。
名前、住所、連絡先などの一覧や、
詳細情報のファイルなどがそれにあたります。
入退室管理
生徒がいつ塾・スクールに来て、いつ帰ったか、
そういった情報を保存しておくものです。
自習時間も管理しているところもあります。
学習管理
生徒が何を学んで次に何を学ばせるかといった学習進捗管理であったり、
指導報告書と呼ばれる指導内容を保護者に伝えるものであったりします。
コミュニケーション
塾・スクールからのお知らせや配布物など、
生徒保護者にお知らせを出しているところがほとんでしょう。
また電話がかかってくればその対応もしますし、
面談の日程の調整などをすることもあります。
実は、コミュニケーションが多く発生するのが塾・スクール運営です。
請求管理
毎月の請求を行わなければいけません。
請求は口座引き落としなのか、クレジットカード決済なのか、
はたまた現金手渡しなのか。
請求書を作成したら送付するでしょう。
そうすると、今度はどの生徒の請求が回収でき、
どの生徒の請求が未回収なのかを管理しないといけません。
毎月発生する必ずやらないといけない業務ですが、
時間がかかり神経を使います。
スケジュール管理・座席管理
どの生徒が何曜日の何時にくるか、
そういったスケジュールを管理します。
体調不良で突然生徒が欠席することもあるかもしれません。
欠席すると多くの塾・スクールでは授業を振替して、別の日に組み込みます。
生徒が多くなってくると調整するだけでも大変な作業量になってしまいます。
見込み客管理
今いる生徒は必ず卒業していくので、
生徒を増やしていかなければいけません。
まずは体験授業に来てもらうのにどうするのかを考えます。
体験授業に来た生徒を継続的にフォローして、入塾してもらうことが必要です。
今回は学習塾や教育施設向けの管理ツールの機能やメリット・選び方について解説しながら、無料から利用できるアプリや個別指導・グループレッスン・大規模教育施設など規模に合わせたおすすめの塾管理システム・スクール管理システムを紹介していきます。
【24年最新】塾・スクール管理システムおすすめ20選
管理人独自の目線から、これは！と思うおすすめの塾管理システム・スクール管理システムを紹介します。
特におすすめなのはユーザーレビューが高いものです。
テレビのCMやWebの広告を見て購入したものが期待外れだったことはありませんか？
HPを見て使ってみたけどイマイチだった….そんな経験はありませんか？
売る側の目線で作っているCMや広告、HPは見た人がいいイメージを持つように作られているのが普通です。
そう言ったものは参考程度にとどめて、実際のユーザーの口コミやレビューを確認することが
失敗しないシステム選びにつながります。
ですので、私はユーザー評価の良いものをお勧めしようと思います。
| システム名 | レビュー | 導入実績 | 生徒一人当たりの料金 | 機能評価 | おすすめ度 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| レビューNo.1 | スクパス | ★★★★☆ 4.5 | 2400教室以上 | 190円〜 | A | S |
| お得度No.1 | wagaco | ★★☆☆☆ 2.6 | 2000教室以上 | 0円〜 | B | B |
| 実績No.1 | Comiru | ★★★★☆ 4.2 | 4800教室以上 | 290円 | A | A |
レビューNo.1 スクパス
株式会社ユアネット
現役の塾経営者が「こんなシステムが欲しい」と議論を重ね作り上げた塾管理システム。
必要な機能を選んで契約できるので低コストで高業務効率化を実現
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 個別指導塾・集団指導塾・オンライン指導塾・学校・学童・保育施設・各種スクール
特徴
スクパスは顧客満足度No.1と謳っています。
アプリのレビューを見ると、
App Store アプリ評価 4.5
Google Play Store アプリ評価 4.4
と、確かに生徒・保護者の満足度は高いようです。
また、管理者側のレビューはITReviewにのっており、
こちらも高評価を獲得しています。
またHPを独自に計測してみましたが、全ての値で高水準を保っており、
高い技術力が伺えます。
久しぶりにHPに訪れたらHPがリニューアルされていたので、再び計測をしてみました。
すると、パフォーマンスが99から100にアップしてました！
技術力がすごいと思います。
メリット
新規開校の塾から大手進学塾まで、必要な機能に絞って契約できるので、
コストは安く抑えることができそうです。
また、HPを見るとかなりの頻度で機能のアップデートをしており、
顧客の声を取り入れて改善しているところに好感が持てます。
デメリット
リリースされたのは2020年のようで、まだ新しいシステムと言えるため、
運営年数が少なく安定していない可能性があります。
また、導入教室数は2400を超えているようですが、
導入事例が少ないみたいです。
大手塾としては、明光義塾がこちらのシステムを使っているみたいです。
wagaco
株式会社プラヴィダ
「指導報告書作成」「入退室管理」「チャット・メッセージ機能」「予約機能」など、塾にも保護者にもうれしい機能が完全無料で使える管理システム＆アプリ。最短１分で簡単導入！
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 学習塾・各種スクール
特徴
なんと言ってもその特徴は無料で使えることです。
初期設定料無料！
月額使用料も何名でも無料と謳っています。
機能としても
入退室管理、成績管理、指導報告書、チャット機能、予約管理機能、
カード決済、請求書
と、一通りの機能は揃っている印象です。
また、アプリのレビューは
App Store アプリ評価 2.6
Google Play Store アプリ評価 3.2
でした。
良くもなく、悪くもなくといったところでしょうか。
HPのパフォーマンスはあまり良いものと言えませんでした。
メリット
塾運営のための機能は揃っています。
無料で使えるので今までシステムを導入したことがない塾・スクールにとっては、
コスト面で安心して使えると思います。
また、機能の追加に関しても相談にのっているようですので、
アフターフォローについても一定の期待は持てそうです。
デメリット
※別途保守管理費がかかります
と書いており、完全無料ではないようです。
こちらについては実際のところの費用感を調べてみたいと思います。
また、仮に保守管理費も低額であるとすると、システムを運営していくために
どこで売上を上げているのかが気になります。
システムの改善や保守、サポートをしていくためには当然人件費が必要になってくるので、
そこらへんで別途開発費やサポート費用がかかってくるのではないかという懸念点があります。
Comiru
株式会社POPER
学習塾や英会話、学童保育、パソコン教室などのスクール専用の業務管理＆コミュニケーションアプリ「Comiru -コミル-」。指導報告、お知らせ、入退室、成績管理、請求決済などの機能で業務効率を圧倒的に改善。
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 個別指導塾・集団指導塾・学校・各種スクール
特徴
代表の栗原さんは実際に塾を経営していたことがあり、そこでComiruという発想を得ました。
塾を経営していたからこそわかる塾運営・スクール運営の大変さや業務の複雑さを
システムによって解決したいという想いは素晴らしいと思います。
HPのパフォーマンスについては良くも悪くもないといった印象です。
メリット
導入教室数No1の実績があり、他も使っているという安心感を得られるのではないでしょうか。
機能に関しても、塾管理システムの先駆けでもあるので、塾運営に関わる全てのシステムが揃っていると思います。
Comiru Free, Comiru Basic, Comiru Pro
という３つのプランがあり、ただのコミュニケーションツールではなく、
塾運営に関わる全てのことがこれ一つでできるようになります。
Comiru Freeは無料プランであり、体験会の予約などから見込み客の管理ができるのが、
他のシステムとは違った特徴です。
デメリット
アプリのレビューを見ると、あまり評価が良くない点が懸念材料としてあげられます。
2022年6月時点
App Store アプリ評価 1.8
Google Play アプリ評価 2.1
2024年4月時点
App Store アプリ評価 4.2
Google Play アプリ評価 3.2
すごいです。2年でこれだけ評価が上がることは滅多にないのではないでしょうか。
ユーザーに真摯に向き合った結果が伺えます。
ユーザーの声
不便さが優る
講師として使用しております。
簡潔にまとめると、
使用されることを前提として開発されているように感じません。
管理者の目線でも使いにくい
コミルを使っている保護者らしきユーザーの書いたレビューが多いですが、運用管理者目線で見ても改善して欲しいところが山ほどあります。評価１さえも付けたくないくらい
なんで塾がこんなシステムを導入したのか、本当に理解にできません。
普段、アプリ評価等はあえてしていませんが、このアプリには本当に手を焼いています。
私は、ただ、子どもの塾の出入りがわかればいいだけなんです。
それなのにタイムラグは大きいし勝手にログアウトされてお知らせがないどころか、入退室管理画面にも入れない。
このアプリに振り回されて塾を辞めたいくらいです。
結構辛辣なレビューです…
あれ、4.2は結構高評価なのでは…
まならぶる
株式会社イードア
まならぶるは塾運営のコミュニケーションを楽にする動画配信プラットフォームです
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 学習塾・学校・各種スクール
特徴
塾向けの動画配信システムです。
塾・スクールで動画を作り、それを生徒に見せることで知識の定着化、
成績アップをさせることを目的としたシステムになっています。
動画配信がメインですが、
保護者への情報共有機能もあります。
メリット
動画配信で思いつくのがYouTubeですが、YouTubeとの違いは、
誰が何回視聴したか、が管理者側でわかるようになっていて、
進捗の管理が行えるのが大きなメリットです。
動画視聴の進捗が遅い生徒を確認してフォローするなど、
動画コンテンツをメインとしている塾・スクールにとっては必要なシステムだと感じます。
デメリット
動画は自分たちで用意しなくてはならないため、その工数がかかってしまいます。
新たに動画コンテンツサービスを始める場合は動画を作成する手間も合わせて考えなければいけません。
逆にすでにたくさんの動画コンテンツを持っている塾・スクールにとっては、
デメリットはないのではないでしょうか。
Sgrum
株式会社Sgrum
会員向けの情報配信や緊急時の安否確認、オンライン決済機能、アンケートや出席確認など、Sgrumは選べる機能で様々なシチュエーションに対応するコミュニケーションアプリです。
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 塾・各種スクール
特徴
スクール運営に必要な連絡やアンケート、出席確認ができるシステムです。
また、オンライン決済もでき、クレジットカード決済、コンビニ決済に対応しています。
特にサッカークラブでの導入が盛んで、サッカークラブの導入はNo.1だそうです。
実は私の子供もサッカークラブのスクールに通っていますが、こちらのSgrumを導入していて、
連絡やイベントのご案内が来たりします。
また、スクールで販売するウェアやユニホーム、
グッズなどをアプリ内で販売できる機能であったり、無料のホームページもついてくるようです。
また、アプリのレビューは
App Store アプリ評価 2.0
Google Play Store アプリ評価 2.1
でした。
ちょっと低めの評価ですが、レビューを見るとしっかりとアップデートされているようです
サクサク動くように改良されました！！ ホントにスムーズ！ 毎日の健康チェック入力が本当に楽になりました！兄弟間の切り替えも固まることなくスムーズです。コロナ禍で毎日の入力ですので、改善してもらえて本当に助かります！ 以前のレビュー↓ 固まって使い物になりません。 こちらのアプリで健康チェックをするのですが、まずアプリ自体が固まって操作不能になる。 兄弟の登録切替でもすぐ固まります。 何度となく再起動してもうまく動く時と動かない時があり、とにかく動作が不安定です。
メリット
Jリーグのサッカークラブの育成スクールでは、ほぼSgrumが使われています。
やはりスクール運営に特化しているのか、他のシステムにはないアプリ内販売機能や、
無料のホームページ機能が魅力的です。
特に大きくないスクールですとホームページを持っていないところであったり、
更新の手間をかけられず放置されているホームページが多々あると思いますが、
Sgrumと連動してホームページの更新作業もできるので、便利だと思います。
デメリット
私の子供が通っているサッカースクールではSgrumでオンライン決済はできないです。
契約が別であったり手数料が高いのかもしれません。
ただの連絡手段でよければ他にも選択肢はあると思います。
塾スマ
株式会社ホワイトプラム
塾の生徒管理を効率化するクラウドサービス「塾スマ」は個別指導・自立学習の塾がより簡単によりきめ細かな対応をするためにつくられたサービスです
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 学校・学習塾・個別指導塾・各種スクール
特徴
時間割をベースとした生徒管理システムです。
学習塾の先生は「生徒・保護者と向き合う」という本来やりたいことに十分時間を使えていません。
そのやるべきことがちゃんとできるように、という想いで作られたそうです。
また生徒一人当たり200円という安価で使えるのも良いポイントです。
メリット
元塾講師であり、中小企業診断士であり、元楽天のエンジニアだったこともあり、と
経歴がすごいです。
徹底的にヒアリングを行い、必要な機能を使いやすさにこだわって開発したので、
学習塾にとって使いやすいシステムになっていると思います。
デメリット
ホームページを確認しましたが、ワードプレスで作成されており、
表示スピードが遅いのが気になりました。
あまり力を入れていないのかな？と感じてしまいました。
月謝管理 forスクール
ファボック株式会社
学習塾・教室向け、クラウド型月謝管理システムです。
月謝の入金・請求データの管理から、生徒の管理やクラスの管理までできるので教室やクラスの状況がひとめでわかるシステムです。
対象ユーザー
- 学習塾・個別指導塾・各種スクール
特徴
月謝管理に特化しているシステムです。
運営のファボック株式会社は他にも色々なシステムをクラウドで運営しているので、
実績があり安心できます。
入金データは全銀フォーマットでエクスポートできるので、他のシステムとの連携もしやすいと思います。
メリット
請求業務は塾・スクール運営の中でも特に時間を取られる業務です。
それがボタンひとつで簡単に自動計算され作成できるので、
業務効率化につながります。
デメリット
請求業務に特化しているため、システム運営している中でのオプションとして
採用せざるを得ず、そうすることでコストが上がってしまわないかが心配です。
請求業務も合わせてできるような他の塾管理システムも多くあるため、
これひとつでスクール運営の全てができるわけではないのがデメリットだと思います。
ピピっとメール
株式会社タキオン
ピピッとメールは全国の塾やスクールで利用される入退室管理システムです。スマホアプリやPCの簡単操作で入退室メールを送信します。生徒の安全を保護者にお知らせします。PCとネット環境があれば利用可能。
対象ユーザー
- 小学生・中学生・高校生・保護者
- 学校・学習塾・個別指導塾・各種スクール
特徴
塾やスクールへ生徒が入退室した際、メールにて保護者に届けるシステムです。
それ以外にも塾やスクールからお知らせを一括で送ったり、
個別にも送る機能があります。
メリット
月額利用料が安いのがなんと言っても魅力的です。
生徒数60名までは月額3,800円。
つまり、生徒一人当たり70円ほどで利用できます。
今なら初期費用無料かつ最大２ヶ月月額利用料が無料のキャンペーンをしているみたいです。
バーコード読み取りによる入退室機能に加え、
顔認証での入退室機能もリリースされています。
これでカード忘れの生徒にも簡単に対応できます。
デメリット
基本的にメールにしか対応していません。
入退室時の保護者への通知もメール、また緊急のお知らせもメールでの配信です。
メールの配信で気になるのはリアルタイム性やちゃん届くのか、というところです。
ドメイン設定等をしっかりしないと、最近の端末では迷惑メールに入ってしまうこともあるようです。
TechnoSMS
TECHNOPIAN株式会社
スクール管理に必要な機能を高度に統合、あらゆる情報を一元管理し、スクール運営を合理化することが実現できるシステム
特徴
スクール運営に本当に必要で便利な機能をオールインワンで使える総合システムです。
生徒情報の管理やお知らせなどはどのシステムも大抵ありますが、
TechnoSMSはさらに経理管理や月謝管理の部分も機能があります。
(※ただしオプションです)
メリット
スクール運営に必要な機能が全て詰まっているので、
これ一つあれば塾・スクールの運営ができます。
また、拡張性、カスタマイズ性に優れているところもメリットとしてあげられます。
運営会社が開発も行っているためよりスピーディーな変更対応も可能そうです。
デメリット
おそらく利用料金が高額だと思います。
1ユーザーにつき月額500円と書いてあります。
さらに経理システムを使うとプラス1000円。
SaaSシステムではかなり高額な部類に入るので、
導入の際のハードルは高まりそうです。
PlatinumSchool
株式会社大和コンピューター
生徒、予約、請求などの管理機能が充実。ＰＣ・スマホ・アプリに対応。短期導入、初期投資不要、安価な月額方式
特徴
一つ一つの機能がかなり作り込まれており、これひとつで塾・スクールの運営ができるといっても過言ではないでしょう。
機能も豊富で、他の塾管理システムよりも一歩抜き出ていると思います。
例えば生徒管理の汎用項目設定というものがあり、
塾・スクールごとに独自の管理項目を設定することができるようです。
メリット
問い合わせフォームを設定し、入会前の顧客情報を管理できたり、
レッスン予約を固定制と予約制の両方に対応していたりと、
機能として細かいところにまで対応しています。
ちょっと特殊な業務を行なっているような、
基本フローで賄えないような塾・スクールを運営しているところにとっては
ちょうどいいと思いました。
デメリット
利用料金がお高めに感じました。
生徒10人以下のライトプランでも 月額10,000からという設定です。
つまり生徒1人あたり1000円ですので、他の塾管理システムに比べるとかなり強気の設定です。
またおそらくWebのシステムからスタートしているためUIがWeb寄りになっていると感じました。
それから導入事例が少ない、具体的でないのもマイナスポイントです。
マイクラスリモート
株式会社メディアシーク
マイクラスリモートは、料理教室、英会話教室、ダンススクール、プログラミング教室、養成所、習い事教室など全国のさまざまな教室やスクールで導入されているスクール管理システムです。
【主な機能】
マイクラスリモートの機能を利用することで、24時間のWeb予約、生徒の出欠、講師の振替などの業務を効率的に行うことができます。
対象ユーザー
小学生、中学生、高校生、保護者
オンラインスクール特徴
オンラインスクールの予約管理がメインの機能となっています。
Zoomと連携ができ、受講の手続きを自動化することで業務効率を図れます。
これからオンラインで商圏を拡大していきたいという人にも、
簡単に導入できるのでおすすめです。
メリット
Zoomと連携できるのが最大のメリットです。
オンライン講習時にZoomのURLを発行して、対象の相手にURLを伝える、というのは
実は手間がかかる作業です。
それが自動で作成され、受講生に伝えられるのは大変便利です。
受講生側も受ける講義のボタンを押すだけでZoomが立ち上がるので、お互いにとって
メリットのあるシステムとなっています。
デメリット
ICC-System
塾ツール
株式会社アイキューブ
幼児・小学生・中学生・高校生
学習塾学習塾運営に必要な業務を知り尽くした企業が作った塾事務全部入りの業務システムです。
複数の業務を1つのシステムで処理することで、二重入力等の手間を大幅に削減できます。
つながる連絡
エースチャイルド株式会社
つながる連絡はLINEでの学校と保護者（生徒）のやりとりを実現し学校現場に効率的で安心安全な連絡手段を提供する仕組みです。
遅刻欠席連絡機能はもちろん、保護者にメッセージや画像をまとめて送信するセグメント配信機能、1on1での個別連絡機能など、学校連絡業務に必要な機能を備えています。
対象ユーザー
小学生、中学生、高校生、保護者
学校、学習塾、個別指導塾特徴
2020年リリースの割と新しいサービスです。
新しいだけあって、画面のUIなどは古臭くなくスマホにも対応した作りになっているので、
スマホを使用している世代には問題なく使えることでしょう。
コンセプトは、
学校と保護者間とのやりとりを簡単にできるようにする
ということで連絡に特化した機能になっています。
一番の大きな特徴はLINE連携ができることです。
個人アカウント同士で教師・保護者が繋がってしまうのは色々とリスクがありますが、
つながる連絡を介してLINE連携ができ、
保護者のLINEアカウントを特定できるような情報が教師には表示されません。
安心してお使いいただけます。
メリット
朝の遅刻欠席の連絡を電話で受けているようなところは、
これを使用することで電話で受けているものをシステムで管理できるようになり、
朝の忙しい時間に電話をかける、受けることがなくなるので業務効率化ができます。
デメリット
やはりLINEを使うということに抵抗がある保護者様は多いようです。
また、LINEは2021年3月17日に、
LINEの個人情報が同社の委託先の中国企業からアクセス可能な状態にあった
と複数のメディアで報じられ、
政府としてもこの事態を重く受け止め、
総務省でLINEを使用した行政サービスを停止するなどの措置を講じています。
まとめ
いかがでしたか？
塾スクールの管理システムには様々なものがあり、選ぶのが大変です。
ネットで検索すると大体ホームページに行き着きますが、ホームページは基本的に良い事しか書いていないので、第三者からみた評価が比べる上で大事になってくると思います。
アプリの評価や比較サイトでの評価も参考にすると良いかもしれません。
塾管理システム導入インタビュー記事はこちら
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