塾の管理システムを入れる前と入れた後でどのような変化が起きたのか。
どうして塾管理システムを使おうと思ったのか。
実際塾の管理システムは使えるのか？
色々と気になることはあると思います。
そこで、今回はあるつてで紹介していただいた東京・神奈川・千葉などの関東圏に60教室ほど展開している塾の経営者様にインタビューをさせていただきました。
本日はお忙しい中ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
塾管理システムを導入したきっかけは？
塾の管理システムを導入しようと思った背景を教えてください
塾での子供の成長や頑張りを保護者にもっと届けたい！
という思いがありました。
幼稚園や保育園でやっているような、
塾での子供の様子がわかるようなシステムを入れたかったんです。
保護者の方に塾での生徒の様子を伝えたかったということですか？
そうです。
夏期や冬期の長期の休みに入る前に三者面談などを実施していましたが
それだけでは限界を感じていました。
電話やEメールによるコミュニケーションも行っておりましたが、
やらない教室長は全くやらない、といった状況もありました。
教室長によってやり方に差が生まれてしまってたんですね。
電話はお互いの時間がとられてしまいますし、
何か大事なことを保護者に伝えようとしてもタイミングが合わず
すれ違いが発生し、保護者につながるまでタイムラグがありました。
共働きの夫婦が増えたことによって、
電話のタイミングも難しくなったということですね。
そうですね。
コミュニケーション不足を感じていました。
塾のブラックボックスの解消
また塾内がブラックボックスとなっていたので、
そこの解消も図りたかったんです。
ブラックボックスですか？
はい。
保護者の方は正直お子様が塾でどのように頑張っているのかを
知る手段はないですよね。
たしかにそうですね。
昔はそれでも良かったかもしれません。
テストの点さえ上げれば良かったのだと思います。
テストの点だけにコミットする、と。
でもそれだけではもったいないと思い始めました。
家では見せないような顔、真剣な子供の顔を保護者に届けたい、
この頑張りを保護者にもっと伝えたい、
そして子供をもっと応援してほしい
と思いました。
保護者に子供の塾内での頑張りを伝えることで
何が変わると考えたのですか？
保護者満足度が上がると考えました。
保護者満足度が上がれば家庭との連携もうまく取れるようになってくると思います。
生徒の成績を上げるためには保護者の協力が絶対不可欠です。
生徒の成績を上げるために
成績を上げるためには家庭との連携が必要なのすね。
それは間違いなくそうです。
塾での時間だけでは生徒の成績を上げることは難しいと思っています。
大多数の保護者は、子供を塾に通わせれば成績は上がると思ってそうです。
そうですね。
塾だけの勉強で成績が上がる子は全体の3割も満たないでしょう。
塾では生徒のモチベーションを高める、勉強のやり方を教える、
まずは小さな成功体験を積ませる、など
勉強に対するモチベーションを上げることが大事だと考えます。
なるほど。
塾での勉強と家庭での勉強、その両輪があって
初めて生徒の成績は上がります。
だから家庭との連携が必要なのですね。
はい。
モチベーションについて補足をすると、
弊社では毎回テストの後には生徒から成績を収集しています。
どうしてですか？
テストの結果を見て、次の試験の目標決めてるからです。
目標がない状態で勉強をしても気合が入りません。
なるほど。
塾の管理システムを導入する前は
生徒から直接収集していました。
ですので、塾の授業がある日にしか集めることができませんでした。
生徒が1日塾を休んだら次に来るのは１週間後、
場合によっては２週間後になることもあります。
そうすると、もうテストの熱は冷めてしまっている。
モチベーションのないまま勉強をしなければならなくなり、
結果として身にならずに無駄な時間を過ごすことになってしまうのです。
塾管理システム導入後はどうやっているのですか？
塾管理システム導入後
塾管理システム導入後は、アプリ上で成績を回収することができるようになりました。
生徒や保護者がテストの結果を入力すると、それが管理画面にも反映されます。
そうすると生徒が次に来る時までには次はどの程度の目標にするか、
じゃあどうやってその目標を達成するのかという計画が早めに立てられます。
なるほど、今までは対面した時にしか成績の収集ができなかったのが、
アプリを使って時間を気にせず収集できるようになったんですね！
それは便利そうです。
はい、このおかげで成績回収はだいぶ楽になりました。
素晴らしいですね。
他にも塾管理システムを導入後に変わったことはありますか？
三者面談の日程調整
他に、劇的に変わったことと言えば、面談の日程調整です。
面談の日程調整ですか。
当スクールでは夏期講習や冬期講習が始まる前に、必ず面談を実施しています。
面談で話をし、夏期講習で何コマ取らなければいけないかを決定しています。
面談の日程調整はものすごく大変でした。
今まではいつがいいですか、いつなら空いていますかと保護者に対して
封書を送っていました。
それは誰がやっていたのですか？
基本的に当スクールでは教室長がそういった事務作業もしています。
大変な作業ですね。
そうですね。
教室によっては100を超える生徒がおりますので、その生徒の保護者に対して
一つ一つ封書を発行して、面談日程の希望を回収していました。
希望日を回収するための事務作業も時間とコストがかかっていましたが、
回収した後も大変です。
一人一人の希望日を見て、被らないように調整して決定していました。
生徒が100人もいるとそれだけ希望日も複雑になってくるので
本当に大変な作業ですね。
はい、でも成績を上げるためにはどうしても必要な作業ですので、
やらないといけないです。
面談設定の時期になるとどうしてもそっちの作業が忙しくて、
結果として生徒と話す時間が極端に減ってしまう教室長もいました。
成績を上げるためには普段から生徒と話さないといけないんですか？
生徒のモチベーションを上げることが教室長の役割です。
生徒をよく見てよく声をかけてあげて勉強するやる気を出させないといけません。
なるほど。
塾の管理システムはどうやっているのですか？
まずは面談の日程を管理システム上で作成します。
○月○日から○月○日まで、という形です。
日程が決定したら、今度は時間の設定です。
この日は休講日だからダメ、この時間帯はすでに予約が入っているからダメ、
という形で細かくNGな時間を設定できます。
全ての設定が終わったら面談入力を保護者の方に開放します。
保護者の方はアプリ上で自分の予定を考えながら空いてる時間帯に面談の予約を入れる、
といったふうな流れになってます。
美容院の予約をアプリで入れる、みたいなイメージでしょうか？
そうですね、それが近いと思います。
兄弟が通われている保護者は連続で面談を設定する、みたいな
細かいこともできるようになってます。
素晴らしいシステムですね。
保護者の反応はいかがでしたか？
保護者の方にはすごく喜ばれました。
自分のタイミングで空いているところに面談の予約ができるので
手間がないとおっしゃってくれましたね。
教室長はどうですか？
面談設定にかかる工数は1/10くらいになったと思います。
その分を生徒の成績を上げるための時間に使えるようになったと
教室長満足もとても高いです。
なるほど、塾管理システムの導入は教室長にも良い結果をもたらしたのですね。
コストダウン
他にも塾管理システムを導入して良かったことはありますでしょうか？
そうですね、塾管理システムを導入したことでコストは増えているのですが、
トータルで見ると結果的にコストダウンになったと思っています。
なるほど、コストダウン大事ですね。
以前は通塾メールというシステムを使っていました。
だいたいこれが１教室あたり月2000円ほどかかっていました。
まずこれが塾管理システムに統合されたことにより失くすことができました。
通塾メールシステムもついてるのですか？
はい、メールを配信するのではなく、
保護者のアプリにプッシュ通知を配信するシステムです。
生徒のQRコードを読み取ると入退室が記録されて、
保護者のアプリに入退室通知がいきます。
トータルシステムを入れたことによるメリットですね。
そうです。
塾運営のためのトータルシステムを導入したことによって
全体的に効果が出たと感じています。
通塾メールの代替以外にも、請求業務も楽になりました。
なるほど、請求業務はどのように変化したのですか？
今までは月に一度、請求書を紙で発行し、
こちらも保護者に向けて送付していました。
封筒に入れる業務などももちろん各教室の教室長が行っておりました。
手作業だったんですね。
はい。
それが導入後はシステム上で請求書が発行できるようになり、
また送付もPDFファイルで保護者のアプリに送るだけになりました。
具体的には請求書を各保護者向けにアップロードして、確認が済んだら
公開するという手順です。
つまり紙ベースからシステムベースに移行できたということですか？
はい。
封書に請求書を入れる事務作業は意外に時間がかかっていました。
講師に手伝ってもらうこともありますが、
当然事務作業代というものが発生してしまいます。
それに、紙代、インク代にもコストがかかっていました。
毎月行うと考えたら
意外に馬鹿にできない数字になりそうですね。
そうです。
それが簡単にシステムで対応できたことによって、
請求業務かかる工数、紙代インク代など
だいぶコスト削減できたと思います。
システム化する最大のメリットを享受できた形ですね。
削減できた工数はどこに還元されているのでしょうか？
はい、当スクールでは、
生徒と向き合う時間をとにかく作るようにと言っています。
事務作業をする時間を極力減らし、
生徒の成績を上げるためにどうすればいいかをひたすら考えてほしい、
と日頃から教室長には伝えています。
なるほど、結果的に生徒に還元されているわけですね！
導入する際の反対意見
導入するにあたって、各教室長の反応はいかがでしたか？
そうですね。
教室長の中にはPC操作が苦手な方もいたので、そこは慎重に進めていきました。
ただ、幸いなことに否定的な意見はほとんど出ませんでした。
やはり今までのやり方に限界を感じていた方がほとんどだったと思います。
導入研修などは行ったのですか？
はい、システムの運営会社に導入研修をお願いしました。
なかなか全員を集めて、というのが難しかったため、
数回に分けてシステムの説明と、簡単な操作研修を行いました。
反応はいかがでしたか？
初めは何が始まるんだろうという感じでしたが、
みんな問題なくシステムに移行することができました。
今では必須のツールとなっています。
導入は大成功だったわけですね。
まとめ
本日はありがとうございました。
それでは最後に同じように塾管理システムの導入を検討している
塾・スクールに向けて何かあれば教えてください。
どのようなシステムを使う、というより、
システムを導入した後に何をするか、が大事だと思います。
当スクールでは塾管理システムを導入したことにより、
保護者とのコミュニケーションが増えました。
そのおかげで退塾率が前年に比べて1/6まで減らすことができました。
色々な塾管理システムはありますが、
やりたいことができるか、またサポートは手厚いかを比較し
検討することが大事だと思います。
最終的に教育の質が向上し、教育業界が発展していけばいいなと思います。
TS様、本日は貴重なお話を聞かせていただき、
誠にありがとうございました。
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